国有企业退休人事档案整理方法

1. 退休后档案怎么处理

退休后存放档案有如下几种情形：

1、企业退休人员

如果是在企业退休，那么是由单位来办理的，具体流程是退休人员到倒法定退休年龄时，单位带着退休人员的职工档案来到当地劳动局申请退休，当地劳动局的工作人员审核档案材料，待审核完毕后会将个人的职工的返还给单位，然后有单位进行保管。所以来说，在职职工档案仍保留在原单位。

2、个体户人员

个体户的档案都会存放着在参保地的劳动局代理中心。（一般来说，劳动局都会专门的科室来保管灵活就人员和下岗失业人员的档案。）

3、机关单位人员

比如是属于医院的在编医生等，那么个人的档案就会放在卫生局，如果是学校的在编老师，那么档案就会放在教育局，如果是普通机关事业单位的工作人员，那么个档案就会放在人社局。

不管个人是在职还是退休，那么他们档案都会保存在所属上级单位。(在这些部门保留的仅仅是普通科员的职工档案。)

4、区委，市委，省委退休人员

个人档案会存放至组织部，或者普通机关事业单位的副科，科技以上级别的人员的答案也会存发组织部，不过大趋势是今后的人是大管理都归组织部管，那么组织部的所要存放大就会更多人社局将不再存放普通科员的档案。

2. 企业里的人事档案都如何整理啊有什么好的方法能使档案看起来规范

我就是在人事做档案，你要先按目录把各种档案归类，做的时候先要把最新的职工登记表的信息做准确，不准要重填。党龄，团龄，工龄，各种日期都准了，再按批文做干部职务变动表，做好后按照变动表做好干部审批任免表，需要补考察材料和考核结果的都补好，敲章。最后打好目录，装订打孔，按籍贯归类，就可以咯！经过几个月的练习，我一天能做一本了！开心啊~

3. 国有企业职工档案管理办法

关于颁发《企业职工档案管理工作规定》的通知
1992年6月9日，劳动部、国家档案局

各省、自治区、直辖市及计划单列市劳动（劳动人事）厅（局）、档案局、国务院有关部门：
为了加强企业职工档案管理工作，按照档案完整、真实、精练、实用的要求，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使企业职工档案工作纳入全国档案工作管理体系，更好地为社会主义现代化建设服务，现颁发《企业职工档案管理工作规定》，请遵照执行。
企业中由国家任命的干部，其档案管理，仍按国家有关规定执行。国家机关、事业单位和人民团体中的工人档案管理，参照本规定执行。
附：一、企业职工档案卷皮、档案袋样式和规格
二、转递企业职工档案材料通知单及存根（本刊略）
企业职工档案管理工作规定

第一章 总 则
第一条 为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条 企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条 企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条 企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

第二章 机构和职责
第五条 职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条 职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条 职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条 企业职工档案管理部门的职责：
（一）保管职工档案；
（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；
（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（四）登记职工工作变动情况；
（五）为有关部门提供职工情况；
（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
（七）定期向企业档案室（馆）移交档案。
（八）办理其它有关事项。

第三章 档案的内容
第九条 企业职工档案的内容和分类：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五）政审材料；
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
（七）奖励材料；
（八）处分材料；
（九）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
（十）其他可供组织参考的材料。

第四章 档案的收集、保管和销毁
第十条 职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十一条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
第十二条 企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条 按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第十六条 职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

第五章 档案的提供利用
第十七条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
（五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

第六章 档案的转递
第十八条 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。
第十九条 转递档案应遵守下列规定：
（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。
（二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”（见附件二）的项目登记，并密封包装。
（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。
（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

第七章 附 则
第二十条 本规定由劳动部负责解释。
第二十一条 本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。

附件一：企业职工档案卷皮、档案袋样式和规格
一、档案卷皮（卷面、卷底各一页）
1、卷皮规格：长27．4厘米，宽20．5厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8．3厘米；线眼中心距左侧边沿1．5厘米，上下线眼中心距上、下边沿均为5．4厘米。
2、卷面标签：由装订线处向左设“标签”两个，供填写编号、姓名、籍贯用。规格为：上下高6．5厘米，左右长9厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘米，并与卷面装订线相连接。
3、卷皮材料：一般可采用三百克的单面白板纸加包布面，或只用布包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。
4、卷皮颜色：应采用浅色，如浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。卷面上的字，一律用正红色。
5、卷面项目：“企业职工档案”、“姓名”。
6、字体与距离：“企业职工档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米；“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5．5厘米。
7、卷面里页印“注意事项”：
（1）注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。
（2）爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注。
（3）卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。
二、档案袋
1、规格：长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）2．5厘米。
2、材料质量：可根据条件选用较好的牛皮纸。
3、袋面项目：“企业职工档案袋”、“姓名”、“制作单位”。
4、字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边。

4. 公司人事档案如何整理

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；

按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。

库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。

(4)国有企业退休人事档案整理方法扩展阅读：

1、员工基本信息登记。

这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

2、员工入职相关审批文件。

3、员工各类证件。

这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等。

5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。

6、员工在企业里的岗位异动记录。

7、员工调薪、奖惩记录。

8、劳动合同及保密协议等相关文件。

5. 企业档案该如何整理

你好，我也是非档案学出身的，刚到现在的单位不久，主管让我做档案方面的工作，这是我搜集的一些资料，希望对你能够有所帮助。

企业档案工作规范
4 档案工作原则
4.1 企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。企业档案工作应以统一管理为原则，坚持资源整合和资源开发。
4.2 企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。
4.3 企业档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要，并以档案管理信息化为发展方向。
5 档案工作体制
5.1 组织系统
企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。
5.1.1 档案工作领导
确定分管档案工作的企业领导；确定各部门、各项目主管档案工作的负责人；确定档案部门的负责人。
5.1.2 档案部门
根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。
大型企业应设立具有独立职能的档案机构。
5.1.3 档案人员
根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。
5.2 工作职责
企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。
5.2.1 企业职责
5.2.1.1建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。
5.2.1.2 将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。
5.2.1.3维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。
5.2.1.4在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求。
5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。
5.2.2 档案部门职责
5.2.2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。
5.2.2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
5.2.2.3 指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
5.2.2.4 监督、指导、检查本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
5.3 岗位职责
5.3.1 分管档案工作的企业领导，统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划、计划，对企业依法开展档案工作负总责。
5.3.2 各部门或项目档案工作的负责人，负责审核本部门或项目档案工作计划，对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。
5.3.3 文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。
5.3.4 各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。
5.3.5 档案部门的档案人员，负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作，监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导与检查，对档案管理工作质量负责。
5.4 人员要求
企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定，符合专业技术或管理人员要求。
5.4.1 档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。
5.4.2 档案人员应具备大专以上或同等学识水平。
5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平。
5.4.4档案人员应定期进行在职培训。
6 档案工作制度
6.1 档案工作制度体系
企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。
6.1.1 工作规章
企业应将文件材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中，同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。
6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、设备管理、基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集、归档及档案管理要求。
6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件材料的形成、积累与归档要求，档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等，规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。
6.1. 1.3 档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反文件材料收集、归档及档案管理要求，发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定，也可纳入到相关的管理制度中。
6.1. 1.4 档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。
6.1.2 管理制度
根据档案工作各环节需要，制定相关制度。其中文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施；档案保管、统计，档案管理系统操作，库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。
6.1.2.1 文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。
6.1.2.2 鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。
6.1.2.3 保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。
6.1.2.4 利用制度应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）档案的要求。
6.1.2.5 移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。
6.1.2.6 电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。
6.1.2.7 科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则，补充更新程序和方式、违规处罚原则。
6.1.2.8 档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求；对受损档案的处置原则和要求。
6.1.2.9 档案统计制度应包括统计内容、统计要求，并提出对统计数据进行统计分析。
6.1.2.10 档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。
6.1.2.11 库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求。
6.1.3 业务标准规范
根据档案业务需要，提出技术和操作要求。
6.1.3.1 档案整理规则应明确整理原则、整理方法、档号编制要求，和档案装具要求等。
6.1.3.2 档案分类标准应明确分类依据、类别符号、类目范围。
6.1.3.3 各门类档案管理标准应明确不同载体、不同类别的档案收集、整理操作程序和保管条件。
6.2 档案工作制度制订程序
6.2.1 企业应依据国家档案法律法规及标准要求，结合本企业实际，提出制订档案工作制度方案，并将档案工作制度的制订程序纳入到企业规章制度的制订程序中。
6.2.2 企业档案部门负责企业档案工作制度的制订和修订工作，审核后报企业批准发布实施。
6.2.3 根据有关规章和标准规范的调整，并结合本企业实际需要，依程序对档案工作制度进行补充和修订。
7 档案工作业务
7.1 文件材料的形成、积累
7.1.1 文件材料形成时应使用符合档案要求的载体和记录方法。
7.1.2 文件形成者应随时积累自身形成的文件材料。
7.2 文件材料的归档
企业应推行部门、项目及专项工作的文件材料整理、归档责任制。根据归档范围、按照归档要求、在规定的时间内由各部门、项目及专项工作对文件材料整理后向企业档案部门归档。
7.2.1 归档范围
企业各种活动中形成的具有保存价值的不同形式、载体的文件材料应列入归档范围。（参见附录C）
7.2.1.1 本企业内部形成的文件材料。
7.2.1.2 本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料。
7.2.1.3本企业派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料。7.2.1.4 本企业所属单位（包括投资的全资、控股、参股企业）应向本企业提交的文件材料。
7.2.1.5 本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。
7.2.1.6 本企业执行、办理的外来文件材料。
7.2.2 归档时间
根据文件材料形成特点确定归档时间。
7.2.2.1 党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
7.2.2.2 产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
7.2.2.3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
7.2.2.4 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
7.2.2.5 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
7.2.2.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。
7.2.2.7 更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。
7.2.3 归档要求
7.2.3.1 归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。
7.2.3.2 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。
7.2.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
7.2.3.4 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
7.2.3.5 两个以上单位合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
7.2.3.6 文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清册。
重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
7.3 收集工作
企业应做好归档范围内文件材料的接收和有关档案资料的收集。
7.3.1 归档范围内文件材料的接收
7.3.1.1承办部门将核对无误的《档案移交（接收）登记表》（参见附录A图A1）随同归档文件一起向档案部门移交。
7.3.1.2 档案部门接收档案时，要认真核对《档案移交（接收）登记表》，并检查整理质量。移交清册双方各保留一份。
7.3.2 有关档案资料的收集
7.3.2.1 应接收所属单位因产权变动无规定接收单位却有保存价值的档案。
7.3.2.2 根据管理权限接收无法人资格的所属单位的档案。
7.3.2.3 根据企业需要，收集宣传报道本单位的新闻资料。
7.3.2.4 根据研发、市场竞争等需要，收集可供分析研究的资料。
7.3.2.5 根据企业历史研究需要，向社会、离退休人员收集、征集的档案资料。
7.4 整理工作
企业应按照一定原则和标准对文件材料和档案进行整理。
7.4.1 文件材料整理
7.4.1.2 文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列。
具有成套性特点的文件材料按项目、专业等分阶段或过程排列。
图文并存的文件材料按文字在前，图样在后次序排列。
7.4.1.3 不同载体形式的文件材料应分别排列。
7.4.1.4 非纸质载体应编写时间、地点、事由、人物等文字说明。
7.4.1.5 根据需要填写相应目录、备考表等。
7.4.2 档案整理
7.4.2.1 企业应以本企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案形成特点，制定统一的分类方案。
7.4.2.2 分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明。分类层次不宜过多，一般为三级。
7.4.2.3 根据分类方案设定类别符号。可采用汉字或阿拉伯数字或英文字母或拼音字母或其中两种混合方法设定类别代号。
7.4.2.4 明确全宗内档案排列方法。全宗内档案按分类方案分别集中、归类，类内档案按类目条款顺序依次排列。
7.4.2.5 根据分类方案拟定档号编制方案。档号应指代单一，具有唯一性。
档号可采用全宗号——分类号（或项目代号或目录号）——案卷号（或件号或盘、盒、张号）结构。
7.4.2.6 全宗号由企业根据本企业产权变更情况自行设定。需向国家档案馆移交的档案，其全宗号由该档案馆另定。企业可对所属单位的档案设定全宗号。
7.4.2.7 分类号是根据分类方案设定的类别符号。
项目代号是指档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号。目录号是指档案分类目录号。
7.4.2.8 案卷号是根据排列要求编制的案卷顺序流水号。
件号是根据排列要求编制的文件顺序流水号。
盘、盒、张号是非纸质载体档案排列的顺序流水号。
7.4.2.9 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。
互见号是反映同一内容其它载体的档案保管单位的档号。
7.4.2.10 根据需要填写档案盒封面、脊背。
7.4.3 全宗卷
全宗卷是档案部门在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
7.4.3.1 档案部门应对企业每个全宗档案建立全宗卷。
7.4.3.2 全宗卷的主要内容有：档案收集工作中形成的接收、移交目录、记录、说明；档案整理过程中形成的分类、档号编制方案、说明；档案鉴定工作中形成的档案鉴定委员会（组）名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册；档案保管工作中形成的安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况；档案统计工作中形成的反映档案收进、移出情况、档案利用情况、馆藏档案基本情况等管理台账；档案利用工作中形成的全宗指南（介绍）、利用权限说明、档案利用典型实例等；档案信息化工作中形成的软件说明、操作手册、数字档案馆（室）和档案数字化情况说明等。
7.5 保管工作
企业应采取有效措施对档案进行安全保管。
7.5.1 档案的保管
保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。
7.5.1.1 档案入库前应去污、消毒、去酸。
7.5.1.2 对一些不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护。对一些不利于档案保护的包装物应去除。
7.5.1.3 重要档案应考虑异地备份保存。
7.5.1.4 底图应存放在底图柜中，不易折叠。
7.5.1.5 磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中。
7.5.1.6 光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内。
7.5.1.7及时补救或修复受损的档案。
7.5.2 库房管理
7.5.2.1 库房管理要采取防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防尘、防虫等措施。区分载体控制库房温度和相对湿度。
7.5.2.2 库房应保持卫生清洁。坚持温湿度登记（登记表参见附录A图A2）,温、湿度应符合各类载体的保管要求。
7.5.2.3 定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患。
7.5.2.4 定期清理核对库藏档案,做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。

7.6.1 文件材料价值的鉴定
7.6.1.1 从企业、国家和社会角度判断文件材料对现实和今后工作的依据、参考价值以及对历史研究的价值。
7.6.1.2 参照本规范制定本企业文件材料归档范围与保管期限表。（参见附录C）
7.6.1.3 保管期限一般分永久、长期、短期。
永久，30年以上
长期，10以上至30年以下（含30年）
短期，10年（含10年）以下
7.6.2 到期档案的鉴定
7.6.2.1 企业档案鉴定委员会（组）应对已满保管期限的档案进行鉴定。其中已无保存价值的应进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限。
7.6.2.2 保管期满确无保存价值的档案应登记造册（销毁清册参见附录A图A3），经企业法人代表批准后进行销毁。
销毁清册永久保存。
7.6.2.3 档案销毁必须实行两人以上监销。
7.7 统计工作
档案部门应对档案管理、利用、档案人员等有关情况进行日常统计，并按要求填报有关报表。
7.7.1 统计工作应做到统计数字准确无误，统计资料按时报送，统计活动符合规范。
7.7.2 日常统计工作要有台账，主要内容包括：档案馆藏情况统计；档案利用情况统计；档案人员情况统计；档案设施、设备情况统计；档案销毁情况统计等。
7.7.3 及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。
7.8 利用工作
档案管理部门应及时有效地提供档案，并大力开发档案信息资源为企业各项工作服务。
7.8.1 根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批。
7.8.2 利用档案应按规定登记（借阅登记表参见附录A图A4）。利用效果突出的应进行登记。（利用效果登记表参见附录A图A5）
7.8.3 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案。
7.8.4 编制多种检索工具满足利用者需要。
7.8.5 档案管理部门应结合企业生产和发展需要，开发档案信息资源为企业各项工作服务。
7.8.5.1 对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。
7.8.5.2 对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、设备的更新换代、市场的变化等。
7.8.5.3 对档案信息进行分析研究，形成有一定深度的编研成果，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
7.8.6 举办档案陈列或展览，通过档案展示企业业绩和形象。
8 档案信息化
8.1 档案信息化的目标和原则
8.1.1 档案信息化的总目标是档案管理现代化、档案信息数字化，档案利用网络化。实现档案管理系统与企业各信息系统衔接。
8.1.2 档案信息化原则是坚持技术与管理并重，以技术促进管理更新，以管理统领技术应用。
8.2 电子文件的归档
8.2.1 企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。
8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
通用电子文件格式主要有：
电子文件类型 推荐数据格式
文本 PDF、XML、TXT、RTF、CEB
图像、照片 TIFF、JPEG、PDF、DWG
音频 MP3、WAV
视频 MPEG-2、MPEG-4、AVI
数据库与光盘数据表 DBF、XML
图形 DXF、SVG、DWF
网页 HTML、XML
8.2.4 电子文件归档采用物理归档和逻辑归档两种方式。
8.2.4.1 物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上后，向档案部门移交。有网络传输和介质传递两种方式。网络传输既可实时进行，也可定期完成。介质传递宜定期完成。
8.2.4.2 逻辑归档是在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现电子文件向档案部门的移交。逻辑归档应实时进行，并定期进行物理归档。
8.2.5 电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可以归档。
8.2.6 加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。
8.2.7 电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。
8.3 非电子档案的数字化
企业应根据本企业档案保管和利用的实际需要，逐步对非电子档案实施数字化。
8.3.1 纸质档案和照片档案数字化的要求：扫描分辨率参数大小的选择，以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准；采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储；提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或CEB或其他格式。
扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。
8.3.2 声像档案数字化的要求：音频档案数字化形成的电子文件格式应为MP3或WAV，视频档案数字化形成的电子文件格式应为MPEG或AVI。
数字化生成的电子文件应与声像档案档号对应。
8.4 网络服务与业务系统
档案部门应为企业各项工作提供档案信息网上利用服务。
8.4.1 建立库（室）藏全部档案的案卷级目录数据库，逐步建立文件级目录数据库。
8.4.2 利用网络技术，将数字化后的非电子档案和各信息系统中归档的电子文件根据利用权限及时有效地提供利用。
8.4.3 坚持涉密档案管理系统与互联网物理隔离，非涉密档案管理系统可与互联网络逻辑隔离。
8.4.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
8.4.5 档案管理系统服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。
8.4.6 企业各业务系统的开发与实施应有档案部门的参与。各业务系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。（各业务系统与档案管理系统的关系参见附录B）
8.5 档案管理系统软件的要求
8.5.1 应具备数据管理、整理编目、检索查询、数据统计、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
8.5.2 应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
8.5.3与企业信息化建设相适应，可逐步从单机版向网络版发展。
8.6.1 电子档案可参照纸质档案的分类、整理。
8.6.2 电子档案应存储到脱机载体上。
8.6.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘、闪存等。
8.6.4 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。
8.6.5 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
8.6.6 存储在脱机载体上的电子档案保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
a）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
d）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
8.6.7 存储电子档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
8.6.8 对磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留，时间不少于4年。
8.6.9 超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。
9 档案工作设施、设备配置
根据档案工作需要，配置设施、设备。
9.1 设施要求
档案工作用房应集中设置在企业管理工作区域内。
9.1.1 档案库房
9.1.1.1 档案库房应远离存有易燃易爆物品等不安全的场所，不适宜设置在地下楼层或顶层。
9.1.1.2 档案库房楼面应满足档案及其装具的的承重要求2。
9.1.1.3 档案库房符合防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防有害气体等有关要求，库房照明应采用冷光源荧光灯。
9.1.1.4 档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。
设立档案馆的库房应满足今后二十年档案存储需要。
9.1.1.5 档案馆建筑应符合有关标准要求。
独立的档案管理楼宇或档案馆，可视工作需要设立档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。
9.1.5 陈列室（展览室）
陈列室（展览室）应设置在适于观览的场所。
9.2 设备要求
企业应配置满足工作需要的档案装具、库房保护设备、日常管理设备。
9.2.1 档案装具
9.2.1.1 档案柜架应牢固，具有防火、防盗、防尘作用。
有条件的可采用密集架。
9.2.1.2 磁性载体档案宜采用防磁柜存放，其它非纸质载体档案应保存在专用柜、架、盒中。
9.2.1.3 档案的卷盒、卷夹应采用无酸制品，其规格、式样和质量符合国家相关标准。
9.2.2 库房保护设备
9.2.2.1档案库房应配置灭火器材、温湿度监控仪、防光窗帘、防盗门窗等必要的设备。
9.2.2.2 根据库房管理需要配备空调机、去湿机、加湿器等设备。
9.2.2.3 独立的档案管理楼宇或档案馆还应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。
9.2.3 日常管理设备
9.2.3.1 档案整理所需要的装订机、打印机等设备。
9.2.3.2 库房管理需要的除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、去酸等设备。
9.2.3.3 档案修复、利用需要的照相机、摄像机、复印机、阅读机、裱糊机等设备。
9.2.3.4 现代化管理需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机等设备。
9.2.3.5 根据需要配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机、缩微阅读复印机。

6. 退休后档案怎么处理

法律分析：员工从单位退休后员工档案统一在当地人社局退休人员挡案室保管，如果个人要查询本人档案，可直接持本人身份证去人社局退休人员挡案室查询

法律依据：《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》 第二条 对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。要加强对居民身份证和职工档案的管理，严禁随意更改职工出生时间和编造档案。

7. 退休后档案要怎么处理

当办理退休后，社保局会根据退休人员不同的身份以此分类存放在不同的地方保管，如企业的退休职工，这类职工在办理退休手续后还需原工作企业进行办理结束社保手续，然后将个人档案返还原企业继续由其为其保管。
这个要根据不同情况来说明。如果是事业单位人员退休人员，那么档案会存放在人社局，如果退休人员是领导岗位退休的话，那么档案会在相应的组织部档案室内，当到达退休年龄办理相应的退休手续后，档案还会回到原本存档的档案室内保管。
【法律依据】
《中华人民共和国档案法》
第一条 为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，制定本法。第九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的档案业务工作。第十九条 档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。
档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。第三十三条 档案馆应当根据自身条件，为国家机关制定法律、法规、政策和开展有关问题研究，提供支持和便利。
档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。
档案研究人员研究整理档案，应当遵守档案管理的规定。

8. 在企业里人事档案如何管理呢具体的操作是怎么样的请高手指教！

一、 人事档案资料收集要健全

人事档案管理系统，对人事资料的收集和整理要健全，基础资料收集是很基础但又不能轻视的工作，它是员工在企业中能否获得发展的重要依据。能否做好员工档案的管理，也是检验一名HR的基本功是否扎实的重要指标。一般情况下，这些资料应该包括：

基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；

入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；

入职后的培训资料、培训合同等信息；

工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。

要确保可以掌握员工从进入公司到现在的整个发展过程，如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。

二、 简单易操作的人事档案管理系统

想要将纸质资料完全转化为电子资料，仅靠手工录入的方式，不光工作量极大，效率低且容易出错。此时，挑选一款靠谱好用的档案系统，才是企业迈进数字化创新的正确方式。

首先，安全性是第一要点。人事档案既是员工个人的私密信息，同时也是企业的机密资源，一旦泄露会使员工个人和企业的利益受到侵害。

其次，为了减轻工作量，电子档案的建立要更加高效快捷。所以，档案系统的功能是否足够强大，能否帮助我们快速建立电子档案，也将成为我们关注的要点，这就是“好用”的重要性。

一款好用的电子档案系统，应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。再者，也能够通过检索功能，快速和精准地查找、调用员工档案。而延展性指的是，系统的功能具备延展性，不仅是当下能够满足纸质资料转换成电子数据的需求，往后也能够建立在线填写资料的表单，为企业全面推行数字化提供足够的技术支持。

三、纸质、电子档案集中统一管理

一般而言，当原始的纸质档案已经转移到电子档案库进行储存，那么这些纸质档案在往后的任何时间进行处理都可以，但正如前面讨论到的安全性问题，如果这些纸质资料需要丢弃，那就要进行妥善的销毁和粉碎，确保信息不会对外泄露。当然，如果这些原始的纸质档案，与企业现有的电子档案不构成重复或者替代的记录，那我们仍需要妥善地储存好这些纸质资料。

9. 人事档案怎么管理啊

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

1、突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

2、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

3、发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。

(9)国有企业退休人事档案整理方法扩展阅读：

档案八大功能。

其一、取消暂缓就业后，保留干部身份，大学毕业后由学生身份转为干部身份；

其二、不需要办理暂住证，并可以申请入住公租房和申购经济适用房；

其三、参加公务员或事业单位考试，可以提供身份证明；

其四、南方人才市场档案挂靠可在广州办理各种职称评审及考证；

其五、办理社会养老、工伤、失业、医疗保险、住房公积金；

其六、连续计算工龄，对需要广州户口的岗位将不再失去竞争机会；

其七、办理工作调动时需要个人档案；

其八、身份证、港澳通行证和出国护照等可即时在广州办理。

档案的作用

真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制。档案虽然“光辉不再”，但并不等于是随处可丢弃的“鸡肋”，专家建议：应届生应关心自己的档案，免得未来不必要的麻烦。

档案与工龄：很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

档案与福利：毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

档案与因公出国政审：因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

补办档案与原始材料：虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，势必造成一定损失。

10. 企业移交退休人员档案前如何整理退休人员档案

答：企业办理退休人员移交社区管理前，要整理规范退休人员档案。企业已经按照劳动保障行政部门要求进行分类、整理、装订的退休人员档案，保持原有的分类和装订顺序。尚未按照劳动保障行政部门要求进行分类、整理、装订的退休人员档案，要按照履历材料、各类鉴定材料、各类学历和评聘技术职称材料、政审材料、加入党团组织材料、奖励材料和其他材料等七类分类装订。特别是其他材料中，包括招工、入伍、入学、分配审批表、工资调整审批表、出国审批材料。退休（职）审批材料、工龄审批、认定材料必须完整。对档案材料不全的，特别是影响退休人员养老金待遇调整的有关审批手续，企业在办理移交时，要专门写明缺少材料的原因和具体审批表名称，由企业经办人签字并加盖公章，由社会保险经办机构妥善保存。